1. Đối với đơn vị đã có mã đơn vị BHXH

Bước 1: Đơn vị đăng nhập vào phần mềm => chọn tài khoản theo mã đơn vị và nhấn menu Đơn vị

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin đơn vị

Bước 2: Tại tab Chứng thư số, nhấn nút Thêm mới

Hệ thống hiển thị popup thêm mới chứng thư số

NSD có thể thêm mới chứng thư số HSM hoặc USB Token

• Thêm chứng thư số HSM

– B1: Tích chọn hình thức: HSM

– B2: Nhập service host, tài khoản và mật khẩu

– B3: Nhấn button “Lấy dữ liệu chứng thư” để hệ thống lấy thông tin chứng thư số từ hệ thống HSM

– B4: Nhấn “Xác nhận” để lưu thông tin chứng thư số vào hệ thống, hoặc nhấn Hủy để hủy bỏ thao tác

• Thêm chứng thư số từ USB Token

– B1: Chọn hình thức: Token (NNT cần cắm USB vào máy tính và cài đặt phần mềm chữ ký số CyberSign Client)

– B2: Hệ thống hiển thị phần mềm chữ ký số CyberSign Client

– B3: Chọn chứng thư số của đơn vị, mã số thuế trên chứng thư số phải trùng với mã số thuế đang đăng nhập trên hệ thống

– B4: Nhấn “Xác nhận” để lưu thông tin chứng thư số muốn thêm vào hệ thống, hoặc nhấn Hủy để hủy thao tác.

Lưu ý: Chứng thư số khi thêm mới vào sẽ có trạng thái là Khóa

Bước 3: Chọn “Thông tin đơn vị” màn hình hiển thị thông tin, chọn “Ngừng IVAN”

– Phần mềm hiển thị bảng thông tin, đơn vị điền các ô còn trống và chọn “Ký & gửi BH”

Bước 4: Tra cứu Lịch sử giao dịch hồ sơ ngừng thành công, phần mềm hiện thị chọn nút “Đăng ký IVAN”

• Trên bảng Đăng ký ivan, đơn vị kiểm tra thông tin, chọn thông tin chứng thư số => Ký & gửi BH

Bước 5: Nhập mã xác nhận

–           Sau khi đăng ký BHXH sẽ gửi mã xác nhận về địa chỉ email đã đăng ký => NSD truy cập email, nhập mã xác nhận theo hướng dẫn của BHXH gửi.

Bước 6: Chọn phần “Lịch sử giao dịch”, người dùng nhấn tra cứu tất cả để theo dõi kết quả trên phần mềm

Sau khi tra cứu kết quả hoàn thành đăng ký ivan, người dùng load lại trang để hệ thống thay đổi trạng thái chứng thư số thành hoạt động, và hiển thị nút chức năng điều chỉnh ivan và ngừng ivan

2. Đối với đơn vị chưa có mã đơn vị BHXH

Bước 1: Đăng nhập tài khoản

(1) Chọn “Chưa có mã đơn vị” đối với MST đăng ký lần đầu

(2) Chọn “Đăng ký cấp mã đơn vị lần đầu” đối với đơn vị đăng ký cấp thêm mã.

Sau đó chọn Thêm chứng thư số

– Nếu tích chọn mục (2) => Ký & gửi BH:  Hệ thống CyberLotus sẽ tự động hỗ trợ nhận mail, kích hoạt gateway và hoàn thành đăng ký. Đơn vị chờ BH tiếp nhận hồ sơ và cấp mã đơn vị.

Sau khi nhận được mã qua mail, đơn vị đăng nhập phần mềm để sử dụng.

Tại popup chọn xác nhận để hủy trạng thái hỗ trợ qua mail CyberLotus.

– Nếu không chọn mục (2) => Ký & gửi BH: BHXH sẽ gửi mã xác nhận về địa chỉ email đã đăng ký => NSD truy cập email, nhập mã xác nhận kích hoạt gateway theo hướng dẫn của BHXH gửi.

– Theo dõi qua email: NSD sẽ nhận được email thông báo BHXH đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử của đơn vị.

Theo dõi kết quả của hồ sơ tại menu Đơn vị/ Lịch sử giao dịch

Sau 2-3 ngày BH cấp mã đơn vị qua email, NSD đăng nhập phần mềm chọn mục đơn vị chưa có mã và nhập mã đơn vị, hoàn tất và sử dụng phần mềm để kê khai.