Hotline: 1900.2038
Thay vì kê khai bảo hiểm xã hội theo phương thức truyền thống, nhiều doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động hiện nay lựa chọn kê khai bảo hiểm điện tử vì sự nhanh chóng, thuận tiện của hình thức này. Đồng thời, kê khai bảo hiểm điện tử cũng mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực không chỉ cho doanh nghiệp mà cả cơ quan bảo hiểm. Vậy kê khai bảo hiểm điện tử là gì? Doanh nghiệp, đặc biệt là những trường hợp mới tiếp cận hình thức này cần nắm rõ những thông tin nào về kê khai bảo hiểm điện tử?
Mục lục
Kê khai bảo hiểm điện tử là gì?
Kê khai bảo hiểm điện tử về cơ bản là việc doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội theo phương thức điện tử, qua mạng. Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử được thí điểm triển khai từ năm 2015 theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Thực tiễn triển khai cho đến hiện nay đã cho thấy hình thức này có những ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với hình thức truyền thống.
Kê khai bảo hiểm điện tử đang ngày càng được doanh nghiệp lựa chọn sử dụng
Việc thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội điện tử tuân thủ những quy định của pháp luật về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Đồng thời, hồ sơ kê khai bảo hiểm điện tử được cơ quan bảo hiểm chấp nhận và có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy mà doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm.
Điều kiện doanh nghiệp cần đảm bảo khi kê khai bảo hiểm xã hội điện tử
Doanh nghiệp thực hiện kê khai điện tử bảo hiểm xã hội đồng nghĩa với việc tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Điều 5, Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định những điều kiện mà cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội cần đảm bảo bao gồm:
- Có chứng thư số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp.
- Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet, có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam
>> 4 trường hợp phải kiểm tra thông tin bhxh ngay lập tức
Doanh nghiệp có thể kê khai điện tử bảo hiểm xã hội qua những cổng thông tin nào?
Theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội tại Nghị định 166/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lựa chọn kê khai bảo hiểm điện tử trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN. Trong đó:
Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam là điểm truy cập trên môi trường mạng của hệ thống công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam để nhận, truyền thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH với tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử và với tổ chức I-VAN.
Để đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử BHXH, doanh nghiệp thực hiện thủ tục theo hướng dẫn tại Quyết định 838/QĐ-BHXH:
- Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu số 01/ĐK-GD) hoặc gửi bản giấy tới cơ quan BHXH.
- Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện, trong thời hạn 03 ngày, cơ quan BHXH, Hệ thống quản lý thông tin sẽ cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho doanh nghiệp và gửi thông báo qua địa chỉ thư điện tử.
Tổ chức I-VAN hay Tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
Tại điều 8 Quyết định 838/QĐ-BHXH cũng hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử qua Tổ chức I-VAN như sau:
- Doanh nghiệp truy cập hệ thống giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN để lập và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu số 04/ĐK-IVAN). Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được Tờ khai của doanh nghiệp (mẫu số 04/ĐK-IVAN), Tổ chức I-VAN gửi Tờ khai đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
- Trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện, trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan BHXH, Hệ thống quản lý thông tin sẽ gửi thông báo xác nhận đến Tổ chức I-VAN để gửi cho doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan BHXH cũng sẽ gửi thông tin tài khoản giao dịch BHXH điện tử đến doanh nghiệp qua địa chỉ thư điện tử.
>> Hướng dẫn tra cứu thông tin bảo hiểm xã hội bằng số CMND
Kê khai bảo hiểm điện tử mang đến những lợi ích thiết thực
Trong quá trình kê khai, giao dịch
Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như đơn giản hóa các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội. Với hình thức truyền thống, khi cần kê khai BHXH, doanh nghiệp phải chuẩn bị, in ấn các giấy tờ sau đó đem trực tiếp đến cơ quan BHXH để đăng ký khai nộp. Khi nộp trực tiếp như vậy, doanh nghiệp ngoài cần thời gian để di chuyển đến cơ quan bảo hiểm cũng cần thời gian để chờ cơ quan bảo hiểm tiếp nhận và gửi trả kết quả. Đặc biệt, trong trường hợp hồ sơ kê khai thiếu và cần bổ sung giấy tờ thì thời gian hoàn thành việc khai nộp BHXH của doanh nghiệp có thể tăng gấp đôi hoặc gấp ba.
Tất cả những trở ngại nói trên được loại bỏ hoàn toàn khi doanh nghiệp thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Với kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện ngay trên máy tính có kết nối internet tại doanh nghiệp mình. Mọi thủ tục liên quan đến khai nộp BHXH trước đây được giảm thiểu một cách đáng kể, đồng thời, dữ liệu và thông tin của hồ sơ kê khai được gửi – nhận nhanh chóng thông qua internet.
Trong việc quản lý và tra cứu hồ sơ BHXH
Hồ sơ khai nộp BHXH điện tử của doanh nghiệp không chỉ được gửi – nhận nhanh chóng mà còn được lưu trữ đầy đủ trên phần mềm của hệ thống. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tra cứu lại thông tin trên hệ thống mà không cần đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tốn thời gian rà soát khối lượng giấy tờ lớn liên quan đến các thủ tục kê khai BHXH.
Trên đây là một số thông tin cơ bản về kê khai bảo hiểm điện tử. Hy vọng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã giải đáp được những thắc mắc liên quan đến hình thức kê khai bảo hiểm xã hội này.