Doanh nghiệp có bắt buộc cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử hay không?

Bảo hiểm xã hội điện tử là khái niệm đề cập đến hình thức khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, thông qua internet của doanh nghiệp. Với những lợi ích thiết thực mà hình thức này mang lại, bảo hiểm xã hội điện tử đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động hiện nay. Tuy nhiên, liệu doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký và cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử hay không?

Những thông tin chung về bảo hiểm xã hội điện tử

Với bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội trực tuyến thông qua internet. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử được cơ quan bảo hiểm chấp nhận và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy doanh nghiệp nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm.

Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử là hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội, cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.

Bảo hiểm xã hội điện tử được áp dụng theo những quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Theo đó, doanh nghiệp tham gia giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội cần đảm bảo hai điều kiện sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp cần có chứng thư số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet, có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

So với hình thức khai báo bảo hiểm xã hội thủ công thì bảo hiểm xã hội điện tử giúp công việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện. Đồng thời, bảo hiểm xã hội điện tử cũng mang đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp áp dụng hình thức này. 

Lợi ích khi cài đặt và áp dụng bảo hiểm xã hội điện tử

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

Dù thực hiện theo phương thức nào thì những thủ tục đăng ký, cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử cũng rất đơn giản và không quá khó khăn cho cả doanh nghiệp mới áp dụng lần đầu.

Sau khi đăng ký, cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử thành công theo đúng trình tự được quy định, doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến. 

Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cũng như đơn giản hóa các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

• Ở bước kê khai: Với bảo hiểm xã hội điện tử, việc kê khai hồ sơ BHXH của doanh nghiệp trở nên dễ dàng chỉ với những thao tác đơn giản, doanh nghiệp thực hiện điền thông tin theo mẫu có sẵn và tự động kết xuất tờ khai theo đúng mẫu.
• Trong quá trình giao dịch, nộp hồ sơ: Doanh nghiệp không cần huy động quá nhiều nhân sự hay mất quá nhiều thời gian và chi phí di chuyển đến cơ quan bảo hiểm để khai nộp trực tiếp hồ sơ. Mọi thủ tục về khai nộp hồ sơ cũng như tiếp nhận kết quả nộp hồ sơ BHXH từ cơ quan bảo hiểm có thể được thực hiện bởi một người phụ trách và trực tuyến ngay trên máy tính có kết nối mạng tại doanh nghiệp với bảo hiểm xã hội điện tử. Điều này phần nào làm giảm bớt những áp lực cho cơ quan quản lý bảo hiểm.
• Trong công tác quản lý và lưu trữ: Tất cả các loại hồ sơ bảo hiểm xã hội doanh nghiệp đã kê khai và nộp theo hình thức trực tuyến đều được lưu trữ trên phần mềm của hệ thống. Doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, khai thác và tra cứu, giảm thiểu tình trạng mất hay thất lạc hồ sơ. Mặt khác, từ những thông tin được lưu trữ sẵn trên phần mềm của hệ thống, cơ quan bảo hiểm xã hội cũng có thể nhanh chóng giải quyết các trường hợp phát sinh, rút gọn thời gian chờ đợi và trả kết quả.

>> Đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử qua tổ chức I-VAN như thế nào?

Doanh nghiệp có bắt buộc cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử hay không?

Từ những lợi ích thiết thực mà hình thức kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến mang lại như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp được khuyến khích đăng ký, cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử. 

Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến hay bảo hiểm xã hội điện tử được thí điểm triển khai từ năm 2015 theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Đáng chú ý, thực tiễn triển khai cho đến nay đã cho thấy hình thức này có những ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với hình thức kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội bản giấy truyền thống.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp doanh nghiệp giải đáp được những thắc mắc xung quanh bảo hiểm xã hội điện tử. Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định bắt buộc doanh nghiệp cài đặt bảo hiểm xã hội điện tử. Tuy nhiên, bảo hiểm xã hội điện tử là hình thức phù hợp với xu thế hiện nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rất nhanh và được ứng dụng vào cải cách các thủ tục hành chính trong mọi lĩnh vực bao gồm cả bảo hiểm xã hội, đồng thời, áp dụng bảo hiểm xã hội điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.