Hotline: 1900.2038
Được thí điểm triển khai từ năm 2015, kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng dần trở nên phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp vì những lợi ích hình thức này mang lại. Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đơn giản hóa các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội. Không ít những doanh nghiệp mới tham gia bảo hiểm xã hội còn thắc mắc về cách kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng sao cho chính xác và nhanh chóng. Cùng tìm hiểu hướng dẫn cách kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Thông tin chung về kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng
Khái niệm kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng được sử dụng để gọi chung cho các hoạt động kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm của doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức thông qua internet. Hồ sơ bảo hiểm điện tử được Cơ quan bảo hiểm chấp nhận tương đương như hồ sơ giấy theo hình thức truyền thống nộp trực tiếp tại Cơ quan bảo hiểm.
Việc triển khai thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng căn cứ vào những quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Tiêu biểu như Quy định về giao dịch điện tử trong thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm Quyết định số 528/QĐ-BHXH.
Theo đó, doanh nghiệp có thể kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến thông qua hai cổng thông tin là Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của tổ chức I-VAN. Tổ chức I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
>> Kê khai bảo hiểm điện tử: 4 thông tin doanh nghiệp cần biết
2. Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng cần chuẩn bị những gì?
Để đảm bảo việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội qua mạng được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố sau:
2.1 Hệ thống máy tính kết nối internet đường truyền ổn định:
Khi kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng thì máy tính có kết nối internet là công cụ không thể thiếu. Lý do là bởi mọi thao tác, thủ tục của các bên liên quan trong quá trình kê khai BHXH đều được thực hiện thông qua internet. Từ gửi, nộp hồ sơ cho đến tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
2.2 Chữ ký điện tử:
Chữ ký điện tử là một dạng thông tin đi kèm dữ liệu (văn bản, hình ảnh,…) nhằm mục đích xác định người tạo lập và chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý. Trong kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, chữ ký điện tử được sử dụng để doanh nghiệp đăng ký giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam và ký nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu.
2.3 Phần mềm kê khai:
Phần mềm kê khai là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
3. Tiến trình kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến
Căn cứ theo điều 10 Quyết định 838/QĐ-BHXH, tiến trình kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến của doanh nghiệp bao gồm những thủ tục:
Kê khai thông tin của đơn vị, nhập thông tin của người lao động từ các Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS) đối với người chưa cung cấp được mã số BHXH hoặc thay đổi thông tin, các giấy tờ chứng minh của người lao động; lập Danh sách người tham gia BHXH, BHYT. BHTN, BHTNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS); Bảng kê thông tin (mẫu số D01-TS) vào phần mềm kê khai của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc của tổ chức I-VAN.
Tiếp đó, doanh nghiệp ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN. Trong trường hợp hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp hợp pháp, hợp lệ, Hệ thống quản lý thông tin sẽ tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử (mẫu 02/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH) đến tài khoản giao dịch của doanh nghiệp trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ hoặc gửi cho tổ chức I-VAN để gửi cho doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin chung về kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng và chi tiết hướng dẫn cách kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết này là hữu ích cho những doanh nghiệp còn lúng túng trong các thủ tục kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến.