Hướng dẫn sử dụng CyberCare: Các thao tác với chức năng Người lao động

Chức năng Người lao động trong phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các thông tin về lao động đang kê khai cũng như đã kê khai. Dưới đấy là hướng dẫn chi tiết các thao tác có thể thực hiện trong chức năng Người lao động của hệ thống. 

1. Tìm kiếm thông tin lao động 

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, click vào mục Người lao động. Ngay trên màn hình hiển thị, thực hiện lần lượt các bước:

Bước 1: Hoàn thành một trong các trường thông tin về điều kiện tìm kiếm. Ví dụ, tìm kiếm NLĐ theo tên thì nhập tên vào trường “Tìm kiếm theo tên”, tìm kiếm toàn bộ NLĐ đang nghỉ thai sản thì chọn Thai sản trong “Trạng thái hoạt động”. 

Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm, khi đó, hệ thống hiển thị Danh sách người lao động theo điều kiện tìm kiếm tương ứng.

2. Chỉnh sửa thông tin lao động

2.1 Tạo hoặc thêm mới

Tại giao diện chính của mục Người lao động, bên góc phải màn hình có chức năng “Thêm mới”. Trong trường hợp cần bổ sung người lao động vào danh sách quản lý trên hệ thống thì chọn chức năng này, hệ thống sẽ chuyển tới cửa sổ Quản lý người lao động. 

Cửa sổ Quản lý người lao động bao gồm 2 tab: Tab Thông tin nhân sự và Tab Thành viên gia đình, cần hoàn thiện các thông tin ở hai Tab này.

Lưu ý:

• Ở Tab Thông tin nhân sự, nếu người lao động đã có Số BHXH, chỉ cần nhập số BHXH → Nhấn icon Tìm kiếm → Hệ thống tự động lấy thông tin người lao động đã có trên hệ thống dữ liệu BHXH.
• Trường hợp người lao động chưa có Số BHXH thì bắt buộc nhập đầy đủ các thông tin Tab Thành viên gia đình, hoặc có thể nhập Mã hộ gia đình →  nhấn Đồng bộ Mã hộ gia đình để lấy thông tin thành viên từ hệ thống dữ liệu BHXH.

Sau khi đã hoàn thiện các thông tin cần thiết, nhấn nút “Lưu” để thêm mới lao động thành công. Ngược lại, nhấn nút “Trở lại” để hủy thao tác.

2.2. Thay đổi thông tin lao động 

Để thay đổi, chỉnh sửa hay bổ sung thông tin còn thiếu của lao động, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại giao diện chính của mục Người lao động, cột “Hoạt động” trong Bảng thống kê lao động, chọn icon Sửa tại dòng tương ứng với lao động cần sửa.

Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa số Quản lý người lao động, gồm 2 tab: Tab Thông tin nhân sự và Tab Thành viên gia đình với các trường thông tin đã có của người lao động được chọn. Nhập các thông tin cần chỉnh sửa, thay đổi.

Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn thành việc chỉnh sửa hoặc ấn Trở lại để hủy bỏ thao tác.

2.3. Xóa lao động 

Trong trường hợp cần xóa thông tin lao động khỏi danh sách quản lý có hai cách để thực hiện trên hệ thống:

Cách 1: Chọn icon Xóa tại cột “Hoạt động” trong Bảng thống kê lao động (phù hợp để xóa 01 lao động)

Chọn icon Xóa ở dòng tương ứng lao động cần xóa → xuất hiện Hộp thoại xác nhận: Bạn có chắc không? → Chọn CÓ để xóa lao động thành công hoặc nhấn HỦY để hủy thao tác.

Cách 2: Chọn nút Xóa ở góc phải màn hình, trên thanh công cụ (phù hợp để xóa 01 hoặc nhiều hoặc tất cả lao động)

Tại cột đầu tiên (trước cột STT) trong Bảng thống kê lao động, tích chọn một hoặc nhiều dòng tương ứng các lao động cần xóa → Hoàn tất chọn, ấn nút Xóa trên thanh công cụ → Hộp thoại xác nhận xuất hiện → Chọn CÓ để hoàn thành việc xóa hoặc chọn HỦY để hủy bỏ thao tác.

3. Tra cứu mã số BHXH

Tra cứu nhanh chóng mã số BHXH của một hoặc nhiều lao động trên hệ thống thông qua 02 cách sau:

Cách 1: Chọn icon Tra cứu tại cột “Hoạt động” trong Bảng thống kê lao động (phù hợp để tra cứu mã số của 01 lao động)

Chọn icon Tra cứu ở dòng tương ứng lao động cần tra cứu → Hệ thống hiển thị thông báo đã tra cứu và có tích tại cột số BHXH, đồng thời cập nhật Mã số BHXH nhận được từ trang tra cứu mã số BHXH của BHXH Việt Nam vào cột Số BHXH của người lao động.

Cách 2: Chọn nút TC mã BHXH ở góc phải màn hình, trên thanh công cụ (phù hợp để tra cứu mã số BHXH của 01 hoặc nhiều hoặc tất cả lao động)

Tại cột đầu tiên (trước cột STT) trong Bảng thống kê lao động, tích chọn một hoặc nhiều dòng tương ứng các lao động cần tra cứu → Hoàn tất chọn, ấn nút “TC mã BHXH” trên thanh công cụ → Hệ thống hiển thị thông báo đã tra cứu và có tích tại cột số BHXH đồng thời cập nhật Mã số BHXH nhận được từ trang tra cứu mã số BHXH của BHXH Việt Nam vào cột Số BHXH của người lao động.

4. Cập nhật trạng thái của người lao động

Trong trường hợp cần cập nhật, thay đổi trạng thái của người lao động, ví dụ từ Hoạt động sang Nghỉ ốm hay Thai sản,..thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Nhấn label Trạng thái tại cột Trạng thái trong Bảng thống kê lao động. Lưu ý, chọn đúng dòng tương ứng lao động cần cập nhật. 

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Chọn trạng thái với 4 ô tích chọn: Hoạt động – Thai sản – Nghỉ ốm – Nghỉ việc → Chọn 1 trong 4 ô → Nhấn Lưu thông tin để thay đổi trạng thái thành công hoặc nhấn Hủy bỏ để hủy thao tác.

5. Tính năng Nhập Excel và Xuất Excel 

5.1 Nhập Excel

Tính năng này giúp người dùng đẩy được thông tin của nhiều lao động lên hệ thống bằng file Excel thay vì nhập tay thủ công. Thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn nút Nhập Excel trên thanh công cụ 

Bước 2: Nhấn Chọn file →  Hiển thị ra thư mục lưu trữ file → chọn file → Nhấn Import

Lưu ý: Người dùng nhấn Tải file mẫu để download file mẫu và nhập các thông tin người lao động theo file mẫu quy định, hệ thống chỉ nhận file mẫu để Nhập excel.

Bước 3: Nhấn Lưu thông tin để lưu danh sách người lao động, hoặc nhấn “Hủy bỏ” để hủy thao tác. 

5.2 Xuất Excel

Tính năng này giúp người dùng xuất Danh sách người lao động ra file Excel để lưu trữ hoặc sử dụng cho các mục đích khác. Thực hiện xuất Excel trên hệ thống theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn nút Xuất Excel trên thanh công cụ 

Bước 2: Màn hình hiển thị thư mục lưu trữ file → nhập lại tên file nếu muốn và nhấn Save để lưu file.